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--Kiel 14:52, 4. Sep. 2009 (UTC)

Die Hilfe zum Office-Live-Angebot der GFN COLLEGE GmbH

Mit dieser Hilfe bringen wir Ihnen die Funktionen und Interaktion mit dem Office-Live-Angebot der GFN COLLEGE GmbH näher. Hier erfahren Sie:

Wie man sich Registriert

Wenn sie sich Registrieren möchten, müssen Sie nur auf das entsprechende Feld klicken (Abb.: 1)

Jetzt gelangen Sie zu einem Eingabefeld (Abb.: 2), in dem Sie aufgefordert werden eine E-Mail Adresse an zu geben. Diese E-Mail-Adresse wird zum Anmelden und für Freigabebenachrichtigungen verwendet. Außerdem erhalten Sie per E-Mail ihren Freischaltungslink für ihren Office-Live-Account.

Sofern Sie über keinen Windows-Live-Account verfügen (z.B. durch MSN), gelangen Sie zum Eingabefeld ihrer Kontodetails (Abb.: 3). Hier geben Sie noch ihre Windows-Live-ID und ihr Kennwort ein und können sich dann bei Office-Live Anmelden.

Falls Sie schon einen Windows-Live-Account besitzen, werden Sie nur nach ihrer AccountID (meistens ihre E-Mail Adresse) und ihrem Kennwort gefragt (Abb.: 4). Auf der Seite "Konto erstellen" werden Sie nach dem Kennwort ihres künftigen Accounts gefragt, welches Sie sicherheitshalber zwei mal eingeben müssen. Weiterhin steht es ihnen frei ihren Namen und Vornamen einzugeben. Der Name und Vorname kann sehr hilfreich sein, wenn Sie Arbeitsbereiche, für andere, frei geben möchten. Als nächsten Schritt müssen Sie ihr Land, die Region angeben, um die Sprache im Programm entsprechend anzupassen.

Die "Geheim Frage" und "Geheim Antwort" ist für Sie dann wichtig, wenn Sie etwa ihr Kennwort vergessen haben. Hier definieren sie eine bestimmte Frage, die Sie sich aussuchen können. Ihre Antwort, muss nicht unbedingt zur Frage passen, doch sollten Sie sich dann zumindest aufschreiben welche Frage gestellt wurde, damit Sie die passende Antwort parat haben.

Als Beispiel:

Geheim Frage: Wie ist der Mädchenname ihrer Mutter?
Geheime Antwort: pJkd29k_l2

Dies wäre eine Kombination die natürlich nicht zur Frage passt, welche aber unbedingt zu wählen ist, damit die Antwort nicht einfach zur erraten ist.

Zum Schluss gibt man noch die Buchstaben und Zahlen von der Sicherheitsabfrage (Captcha) ein (Abb.: 4) und klickt anschließen auf "Fertig stellen". Jetzt erhält man eine Benachrichtigung, dass eine Bestätigungs E-Mail an ihre angegebene E-Mail Adresse gesendet wurde.

In dieser E-Mail findet sich ein Freischaltungslink mit dem Sie ihren Office-Live-Account freischalten und somit aktivieren können.

Wie man sich Anmeldet

Um sich Anzumelden klickt man auf den entsprechenden Button (Abb.: 5)

Jetzt (Abb.: 6) gibt man noch seine E-Mail Adresse und sein Kennwort ein und geht auf "Anmelden".

Wie ändere ich mein Kennwort

Um das Kennwort zu ändern gibt es die Funktion: "Ich habe mein Kennwort vergessen!". Damit Sie Ihr Kennwort ändern/zurücksetzen lassen können, müssen Sie zunächst in die Anmeldung. Hier finden Sie wieder die Eingabefelder für Windows-Live-ID und Kennwort vor.

Anschließend klicken Sie auf den Link für "Kennwort vergessen?". Jetzt gelangen Sie in ein weiteres Fenster, in dem Sie nach ihrer Windows-Live-ID gefragt werden und Sie aufgefordert werden die Buchstaben und Zahlen der Sicherheitsabfrage (Captcha) einzugeben.

Nun werden Sie aufgefordert sich für eine der beiden Optionen zur Verifizierung ihrer Identität zu entscheiden.

Bei der ersten Option, "Meine Identität anhand meiner Ortsinformationen und geheimen Antwort überprüfen", fragt man Sie nach ihren Angaben des Ortes und der "Geheimen Frage", die Sie bei der Registrierung angegeben haben.
Der Andere Fall, "Anweisungen zum Zurücksetzen des Kennworts per E-Mail senden", erhalten Sie entsprechende Anweisungen in Form einer e-Mail, wie Sie Ihr Kennwort zurücksetzen können.

Wie ändere ich meine E-Mail Adresse?

Eintrag folgt.

Was ist ein Arbeitsbereich

Ein Arbeitsbereich kann man etwa wie einen Schreibtisch vergleichen auf dem Ordner liegen, die man zu bestimmten Themen oder Gruppen anpassen kann. Diese Ordner sind dann etwa die Arbeitsbereiche zu bestimmten Dingen. In einem solchem Ordner kann man, wie in einem richtigen Ordner, Dokumente ab heften, ergänzen oder entfernen (Hochladen bzw. löschen), organisatorischen besprechen und/oder bearbeiten. Weiterhin kann man bestimmte Arbeitsbereiche (Ordner) auch bestimmten Personen/Gruppen frei geben.

Diesen können, je nach belieben, nur Einsicht in diesen Arbeitsbereich nehmen oder Dokumente bearbeiten, löschen und herunterladen oder einfach zusätzliche Dokumente hinzufügen. Einen Arbeitsbereich kann man als eigenen oder kollektiven Arbeitsplatz sehen, der es einem halt ermöglicht Daten zu speichern und anderen (einzelnen oder mehreren) zur Verfügung zu stellen. Sollte jemand auch Office-Live verwenden, kann dieser auch das Selbige mit seinen Dokumenten für Sie tuen.
Um allerdings zugreifen zu können, ist es notwendig ebenfalls einen Office-Live-Account zu besitzen.

Die Funktionen des Arbeitsbereiches

Damit man einen Arbeitsbereich auch nutzen kann, sollten schon Funktionen vorhanden sein.

Die Funktionen hier sind:

Neu
Dokumente hinzufügen
Löschen
Ausschneiden
Kopieren
Einfügen
Freigeben

Die einzelnen Funktionen

Neu

Notiz = Erstellt eine Notizzettel.
Liste = Ermöglicht Ihnen eine Liste zu führen.
Aufgabenliste = Bereitet Ihnen eine too do-Liste vor .
Kontaktliste = Erstellt eine Tabelle in dem Sie Ihre persönlichen Kontakte führen können.
Ereignisliste = Die haben hiermit einen Terminkalender.
Worde-Dokument = Öffnet MS-Office-Worde (Plugin benötigt) und speichert das Dokument im Arbeitsbereich automatisch ab.
Excel-Kalkulationstabelle Öffnet MS-Office-Excel (Plugin benötigt) und speichert das Dokument im Arbeitsbereich automatisch ab.
PowerPoint-Präsentation = Öffnet MS-Office-PowerPoint (Plugin benötigt) und speichert das Dokument im Arbeitsbereich automatisch ab.
Ordner = Erstellt Ihnen einen oder mehrere Ordner für eine Ordnerstruktur.

Dokumente hinzufügen

Sie haben hier die Möglichkeit Dokumente von Ihrem Computer auf den jeweiligen Arbeitsbereich hoch zu laden. Sie können die Dokumente einzeln aber auch in Gruppen hochladen. Hierführ benötigen Sie die Erweiterung:

Löschen

Sollten Sie keine Dokumente mehr benötigen, können Die diese löschen lassen. Allerdings werden sie nicht sofort gelöscht, für den Fall, dass Sie sich noch anders entscheiden möchten. Hierzu markieren Sie einfach die entsprechenden Dokumente (einen Hacken vor das Dokument).

Ausschneiden

Damit können Sie einzelne oder mehrere Dokumente ausschneiden und z.B. in einem anderen Arbeitsbereich einfügen. Hierzu markieren Sie einfach die entsprechenden Dokumente (einen Hacken vor das Dokument).

Kopieren

Möchten Sie einzelnen oder mehrere Dokumente auch in anderen Arbeitsbereich zur Verfügung haben, können Sie diese in die Arbeitsbereiche kopieren lassen. Hierzu markieren Sie einfach die entsprechenden Dokumente (einen Hacken vor das Dokument).

Einfügen

Wenn Sie etwa ein Dokument ausgeschnitten oder kopiert haben, können Sie hiermit die/das Dokumente einfügen.

Freigeben

Wenn Sie wünschen, dass jemand auf Dokumente oder Ordner Zugriff haben soll, können Sie hier die entsprechenden Personen definieren.

Was bedeutet "Für mich freigegeben"

Darunter kann man verstehen, das jemand Ihnen sein oder einen bestimmten Arbeitsbereich zur Verfügung gestellt hat. Das kann sein, dass er/sie möchte, dass Sie Einsicht in bestimmte Dokumente haben bzw. eine Arbeitsgruppe Dokumente erhalten hat, mit der diese arbeiten soll.

Je nach Wunsch des Autors, können Sie dann die Dokumente vor Ort bearbeiten, herunterladen, löschen oder einfach um weitere Dokumente ergänzen. Sie arbeiten dann so zu sagen mit dem Autor zusammen und können in echt Zeit Änderungen oder Ergänzungen, interaktive mit anderen Beteiligten vornehmen.

Was sind gelöschte Objekte

Hier werden alle Dokumente eingefügt, die gelöscht wurden oder gelöscht werden sollen. Als Bildliche Verdeutlichung kann man es wie einen Papierkorb betrachten, in dem nicht mehr benötigte Dokumente "eingelagert" werden, die nach einer bestimmten Zeit unwiderruflich gelöscht werden.

Was ist mit "Freigeben", "Kommentar" und "Aktivität" gemeint

Freigeben

Hier können Sie einzelne Arbeitsbereiche einem oder mehrere Personen zur Einsicht oder zum bearbeiten freigeben.

Editoren: Hier können Sie definieren, wer die freigegeben Dokumente bearbeiten darf. Dazu müssen Sie nichts weiter tun als die e-Mailadresse von besagten Personen in dieses Feld einzutragen.

Sie können aber auch auf ein Adressbuch zurück greifen, in dem etwa schon Ihre Kontakte aufgelistet haben. Dazu klicken Sie zunächst auf das kleine Büchlein neben dem Eingabefeld für die e-Mailadressen. Jetzt erscheint eine kleine Liste mit allen Ihren Kontakte, die Sie bereits in Ihrem Office-Live-Account bzw. Ihren Windows-Live-Account besitzen. Klicken Sie nun auf einem dieser Kontakte und die entsprechende Person wird als Editor hinzu gefügt. Sie können natürlich auch mehrere Personen als Editor definieren. Hierzu klicken Sie wieder erneut auf das kleine Büchleich und wählen den nächsten Kontakt.

Sollten Sie noch über keine Kontaktliste verfügen, werden alle Ihre eingegeben e-Mailadressen Ihrer List automatisch hinzu gefügt. Mehrere Kontakte müssen Sie mit einem Semikolon trennen.

Kritik

Bedenken Sie immer bei der Arbeit mit dem "Office Live Workspace" dass alle Informationen und Dateien online auf einem Server von Microsoft abgespeichert, verarbeitet und analysiert werden. Geben Sie also keine vertraulichen Daten oder Informationen ein, welche Sie oder andere belasten könnten. Außerdem kann es passieren dass ihr Konto "gehackt" wird und somit der Zugriff auf ihre Dateien auch für dritte möglich ist.

Kontaktliste: Wie erstelle ich eine?

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